مدیریت یک کلینیک دامپزشکی فقط به ارائه خدمات درمانی محدود نمی‌شود. هماهنگی نوبت‌ها، مدیریت اطلاعات حیوانات، ثبت سوابق مراجعات، ارتباط با صاحبان حیوانات، پاسخگویی به تماس‌ها و تأمین زیرساخت و امنیت، همگی بخشی از فرآیند کاری یک کلینیک حرفه‌ای هستند.
رازبان مجموعه‌ای از خدمات فناوری، ارتباطات، مدیریت و امنیت را در قالب یک پکیج یکپارچه برای دامپزشکان، کلینیک‌های دامپزشکی و پت‌کلینیک‌ها ارائه می‌کند.
در ادامه، خدمات این پکیج در قالب مراحل مختلف یک روز کاری کلینیک معرفی می‌شوند.
۷:۳۰ صبح
پیش از آغاز ساعت کاری
وب‌سایت کلینیک در تمام ساعات شبانه‌روز در دسترس است و صاحبان حیوانات می‌توانند خارج از ساعات کاری با خدمات مجموعه آشنا شوند و نوبت خود را ثبت کنند. به این ترتیب، بخشی از نوبت‌های هر روز پیش از آغاز ساعت کاری ثبت شده است.
۰۱طراحی سایت حرفه‌ای
یک وب‌سایت حرفه‌ای برای معرفی کلینیک، دامپزشکان، خدمات، ساعات کاری، مقالات، اطلاعات تماس و سایر اطلاعات موردنیاز صاحبان حیوانات.
صاحبان حیوانات می‌توانند از طریق سایت با خدمات کلینیک آشنا شوند، اطلاعات موردنظر خود را دریافت کنند و وارد فرآیند دریافت نوبت شوند.
۰۲سیستم نوبت‌دهی آنلاین
صاحبان حیوانات می‌توانند از طریق وب‌سایت یا سیستم اختصاصی، زمان‌های قابل رزرو را مشاهده کرده و نوبت خود را ثبت کنند.
سیستم نوبت‌دهی می‌تواند بر اساس دامپزشک، نوع خدمت، روز و ساعت کاری تنظیم شود و با بخش‌هایی مانند CRM و سیستم تلفنی یکپارچه شود.
۹:۰۰
مدیریت تماس‌های ورودی و موارد فوری
بخشی از تماس‌های یک کلینیک دامپزشکی مربوط به موارد فوری است و نیاز به پاسخگویی سریع دارد. Agent تلفنی می‌تواند هماهنگی نوبت‌های عادی را انجام دهد و سیستم تلفنی امکان مدیریت صف تماس و انتقال تماس به داخلی مربوطه را فراهم می‌کند.
۰۳نوبت‌دهی هوشمند با Agent تلفنی
Agent هوشمند متصل به سیستم تلفنی کلینیک می‌تواند به تماس‌های ورودی پاسخ دهد و فرآیند دریافت و هماهنگی نوبت را مدیریت کند.
در نتیجه، بخشی از فرآیند پاسخگویی و هماهنگی نوبت‌ها حتی خارج از ساعات کاری نیز می‌تواند به‌صورت خودکار انجام شود.
پاسخگویی اولیه به تماس‌ها
اعلام زمان‌های قابل رزرو
ثبت و هماهنگی نوبت
راهنمایی اولیه صاحب حیوان
انتقال تماس به بخش یا فرد مربوطه
مدیریت تماس‌های ورودی
۰۷VoIP و مدیریت تماس‌ها
یک سیستم تلفنی حرفه‌ای برای مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی کلینیک.
داخلی‌های مختلف
صف تماس
مدیریت تماس‌های ورودی
گزارش تماس‌ها
انتقال تماس
اتصال به CRM
اتصال به Agent هوشمند
۱۰:۳۰
ویزیت آنلاین برای موارد غیرحضوری
بخشی از مراجعات، مانند پیگیری روند درمان یا بررسی وضعیت عمومی حیوان، الزاماً نیاز به حضور فیزیکی ندارد. در این موارد، ویزیت می‌تواند به‌صورت آنلاین برگزار شود و نتیجه آن در پرونده حیوان ثبت گردد.
۰۴ویزیت آنلاین
امکان برگزاری ویزیت و مشاوره به‌صورت آنلاین، برای مواردی که نیاز به حضور فیزیکی حیوان ندارند.
صاحبان حیوانات می‌توانند برای پیگیری روند درمان، بررسی وضعیت عمومی حیوان یا دریافت راهنمایی اولیه، جلسه آنلاین داشته باشند. سوابق حیوان در همان پرونده در دسترس است و نتیجه ویزیت نیز در سیستم ثبت می‌شود.
مشاوره اولیه پیش از مراجعه
پیگیری روند درمان
بررسی وضعیت عمومی حیوان
راهنمایی در شرایط غیراضطراری
ثبت نتیجه ویزیت در پرونده
۱۱:۳۰
دسترسی به پرونده و سوابق حیوان
مشخصات حیوان، سوابق مراجعات، واکسیناسیون و خدمات دریافت‌شده در یک پرونده متمرکز نگهداری می‌شود. دسترسی به این سوابق در زمان معاینه، بخشی از فرآیند بررسی و تصمیم‌گیری درمانی است.
۰۵مدیریت پرونده و سوابق حیوانات
اطلاعات حیوانات و سوابق مراجعات را به‌صورت منظم مدیریت کنید.
این اطلاعات می‌تواند در کنار CRM و سیستم نوبت‌دهی مدیریت شود تا دسترسی و پیگیری اطلاعات برای مجموعه ساده‌تر شود.
مشخصات حیوان
اطلاعات صاحب حیوان
سوابق مراجعات
خدمات دریافت‌شده
اطلاعات و مستندات مرتبط
تاریخچه ارتباطات و پیگیری‌ها
۱۴:۰۰
مدیریت اطلاعات صاحبان حیوانات
اطلاعات تماس، سابقه مراجعات، درخواست‌ها و ارتباطات قبلی صاحبان حیوانات در سیستم مدیریت ارتباط ثبت می‌شود. این ساختار، مدیریت مواردی مانند تعلق چند حیوان به یک صاحب یا مراجعه افراد مختلف برای یک حیوان را ساده‌تر می‌کند.
۰۶CRM و مدیریت صاحبان حیوانات
مدیریت ارتباط با صاحبان حیوانات بخش مهمی از فرآیند کاری یک کلینیک است.
CRM می‌تواند برای مدیریت اطلاعات صاحبان حیوانات، پیگیری درخواست‌ها، ارتباطات، مراجعات و سایر تعاملات مجموعه مورد استفاده قرار گیرد.
همچنین امکان اتصال CRM به سیستم نوبت‌دهی و VoIP وجود دارد.
۱۷:۰۰
پیگیری مراجعات دوره‌ای
بخشی از خدمات کلینیک دامپزشکی مانند واکسیناسیون، درمان ضدانگل و ویزیت‌های کنترل به‌صورت دوره‌ای انجام می‌شود. یادآوری و پیگیری منظم می‌تواند به انجام به‌موقع این مراجعات کمک کند.
۰۸پیگیری و ارتباط با صاحبان حیوانات
امکان ایجاد فرآیندهای منظم برای ارتباط و پیگیری صاحبان حیوانات.
این بخش می‌تواند در کنار CRM و سیستم نوبت‌دهی برای مواردی مانند یادآوری نوبت، پیگیری درخواست‌ها و مدیریت ارتباطات مجموعه مورد استفاده قرار گیرد.
۲۱:۰۰
خدماتی که خارج از ساعات کاری نیز فعال هستند
۰۹
امنیت اطلاعات
اطلاعات صاحبان حیوانات، سوابق کلینیک و داده‌های مدیریتی از اطلاعات مهم مجموعه هستند.
رازبان می‌تواند زیرساخت و سرویس‌های مورد استفاده کلینیک را بررسی کرده و راهکارهای امنیتی متناسب با نیاز مجموعه، از جمله امنیت شبکه، سیستم‌ها و سرویس‌های آنلاین را طراحی و اجرا کند.
۱۰
دوربین مداربسته
طراحی و اجرای سیستم نظارت تصویری متناسب با فضای کلینیک یا پت‌کلینیک.
سیستم دوربین می‌تواند با توجه به ساختار محیط، ورودی‌ها، بخش پذیرش، فضاهای عمومی و سایر نقاط موردنیاز طراحی و اجرا شود.
۱۱
شبکه و زیرساخت
طراحی، اجرا و بهینه‌سازی شبکه و زیرساخت موردنیاز برای سرویس‌هایی مانند CRM، VoIP، نوبت‌دهی، سیستم مدیریت پرونده، تجهیزات کامپیوتری و سایر سرویس‌های کلینیک.
زیرساخت مناسب باعث می‌شود سرویس‌های مختلف کلینیک پایدار، قابل مدیریت و آماده توسعه باشند.
INTEGRATION
همه‌چیز به هم متصل است
مراحلی که در بالا توضیح داده شد، می‌توانند در قالب یک فرآیند واحد به یکدیگر متصل شوند:
۱تماس صاحب حیوان
۲Agent هوشمند پاسخ می‌دهد
۳زمان‌های آزاد بررسی می‌شوند
۴نوبت ثبت می‌شود
۵اطلاعات حیوان و صاحب آن در سیستم ثبت می‌شود
۶یادآوری و پیگیری نوبت انجام می‌شود
۷مراجعه به کلینیک انجام می‌شود
۸سوابق مراجعه در پرونده ثبت می‌شود
به این ترتیب، سرویس‌های مختلف به‌جای اینکه به‌صورت جداگانه کار کنند، می‌توانند در یک فرآیند یکپارچه در کنار یکدیگر قرار بگیرند.
مناسب برای
دامپزشکان
کلینیک‌های دامپزشکی
پت‌کلینیک‌ها
مراکز خدمات حیوانات
مجموعههای چنددامپزشکه
پکیج متناسب با نیاز شما
همه کلینیک‌ها به یک سطح از امکانات نیاز ندارند. رازبان می‌تواند بر اساس تعداد دامپزشکان، حجم مراجعات، تعداد پرسنل، حجم تماس‌ها، ساختار کلینیک و نیازهای مدیریتی و امنیتی، ترکیب مناسب خدمات را برای شما طراحی و اجرا کند.
یک قرارداد، به‌جای چند پیمانکار
در بسیاری از مجموعه‌ها، طراحی سایت، سیستم تلفنی، دوربین مداربسته و شبکه هرکدام توسط یک پیمانکار جداگانه اجرا شده است. تا زمانی که همه سرویس‌ها بدون اشکال کار کنند، این موضوع محسوس نیست.
اما در صورت بروز اشکال، به‌ویژه در بخش‌هایی که به یکدیگر متصل هستند، تعیین مسئولیت دشوار می‌شود و هماهنگی میان پیمانکاران مختلف بر عهده خود مجموعه قرار می‌گیرد.
رازبان این خدمات را در قالب یک قرارداد واحد ارائه می‌کند؛ با تیمی که ۱۴ سال سابقه اجرایی در حوزه زیرساخت و امنیت دارد و مسئولیت مجموعه سرویس‌ها را بر عهده می‌گیرد.
کلینیک خود را حرفه‌ای‌تر و منظم‌تر مدیریت کنید
با یک راهکار یکپارچه، مدیریت نوبت‌ها، پرونده‌ها، ارتباط با صاحبان حیوانات، تماس‌های تلفنی و زیرساخت‌های فناوری کلینیک را ساده‌تر و منظم‌تر کنید. برای بررسی نیازهای مجموعه و دریافت پیشنهاد متناسب با شرایط خود، با کارشناسان رازبان در ارتباط باشید.
