پکیج روان‌پزشکان و روان‌شناسان

راهکار یکپارچه برای مدیریت مطب و ارتباط با مراجعین

طراحی سایتویزیت آنلاینآزمون و ارزیابی آنلایننوبت‌دهی هوشمندCRMVoIPامنیت و زیرساخت

مدیریت یک مطب روان‌پزشکی یا روان‌شناسی فقط به برگزاری جلسات محدود نمی‌شود. پاسخگویی به تماس‌ها، هماهنگی نوبت‌ها، مدیریت اطلاعات مراجعین، برگزاری جلسات آنلاین، ارائه آزمون‌ها و حفظ امنیت اطلاعات، همگی بخشی از فرآیند کاری یک مجموعه حرفه‌ای هستند.

رازبان مجموعه‌ای از خدمات فناوری، ارتباطات، مدیریت و امنیت را در قالب یک پکیج یکپارچه ارائه می‌کند تا بخش‌های مختلف مطب یا مرکز شما، هماهنگ و هدفمند در کنار یکدیگر کار کنند.

در ادامه، خدمات این پکیج در قالب مراحل مختلف یک روز کاری مطب معرفی می‌شوند.

۷:۳۰ صبح

پیش از آغاز ساعت کاری

وب‌سایت مجموعه در تمام ساعات شبانه‌روز در دسترس است و مراجعین می‌توانند خارج از ساعات کاری نیز با خدمات مطب آشنا شوند و نوبت خود را ثبت کنند. به این ترتیب، بخشی از نوبت‌های هر روز پیش از آغاز ساعت کاری ثبت شده است.

۰۱ طراحی سایت حرفه‌ای

یک وب‌سایت حرفه‌ای برای معرفی شما، تخصص‌ها، حوزه‌های فعالیت، خدمات، مقالات و اطلاعات تماس.

مراجعین می‌توانند از طریق سایت با خدمات شما آشنا شوند، اطلاعات موردنیاز خود را دریافت کنند و به‌سادگی وارد فرآیند دریافت نوبت یا ارتباط با مجموعه شوند.

۰۵ سیستم نوبت‌دهی آنلاین

مراجعین می‌توانند از طریق وب‌سایت یا سیستم اختصاصی، زمان‌های قابل رزرو را مشاهده کرده و نوبت خود را ثبت کنند.

سیستم نوبت‌دهی امکان یکپارچه‌سازی با بخش‌هایی مانند CRM و سیستم تلفنی را دارد تا فرآیند مدیریت نوبت‌ها منظم‌تر و ساده‌تر شود.

۹:۰۰

مدیریت تماس‌های ورودی در ساعات شلوغ

در ساعات ابتدایی روز، تعداد تماس‌های ورودی معمولاً بیش از ظرفیت پاسخگویی مجموعه است. Agent تلفنی می‌تواند به تماس‌ها پاسخ دهد، زمان‌های قابل رزرو را اعلام کند و نوبت را ثبت کند. تماس‌هایی که نیاز به بررسی بیشتر دارند نیز از طریق سیستم تلفنی به داخلی مربوطه منتقل می‌شوند.

۰۴ نوبت‌دهی هوشمند با Agent تلفنی

یکی از امکانات اصلی این پکیج، Agent هوشمند متصل به سیستم تلفنی مجموعه است.

مراجع می‌تواند با شماره مطب تماس بگیرد و Agent به‌صورت خودکار پاسخگوی تماس باشد و بر اساس تنظیمات و زمان‌های آزاد، فرآیند دریافت نوبت را مدیریت کند.

به این ترتیب، حتی خارج از ساعات کاری نیز بخشی از فرآیند پاسخگویی و هماهنگی نوبت‌ها می‌تواند به‌صورت خودکار انجام شود.

  • پاسخگویی اولیه به تماس‌ها
  • اعلام زمان‌های قابل رزرو
  • ثبت و هماهنگی نوبت
  • راهنمایی مراجع
  • انتقال تماس به بخش یا فرد مربوطه
  • مدیریت تماس‌های ورودی
۰۷ VoIP و مدیریت تماس‌ها

یک سیستم تلفنی حرفه‌ای برای مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی مجموعه.

  • داخلی‌های مختلف
  • صف تماس
  • مدیریت تماس‌های ورودی
  • گزارش تماس‌ها
  • انتقال تماس
  • اتصال به CRM
  • اتصال به Agent هوشمند

۱۰:۴۵

تکمیل فرم‌ها و آزمون‌ها پیش از جلسه

پرسشنامه‌ها، فرم‌های اولیه و آزمون‌های موردنیاز می‌توانند پیش از شروع جلسه به‌صورت آنلاین در اختیار مراجع قرار گیرند. نتایج، مطابق فرآیند تعریف‌شده توسط متخصص، در سیستم ثبت و مدیریت می‌شوند.

۰۳ آزمون‌ها و ارزیابی‌های آنلاین

امکان ارائه آزمون‌ها، پرسشنامه‌ها و فرم‌های موردنیاز مجموعه به‌صورت آنلاین.

مراجع می‌تواند آزمون یا پرسشنامه موردنظر را از طریق سایت تکمیل کند و اطلاعات و نتایج، مطابق با فرآیند تعریف‌شده توسط متخصص، در سیستم ثبت و مدیریت شود.

  • پرسشنامه‌های ارزیابی
  • آزمون‌های روان‌شناختی
  • فرم‌های اولیه پیش از جلسه
  • ارزیابی‌های دوره‌ای
  • فرم‌های جمع‌آوری اطلاعات مراجع

۱۲:۳۰

برگزاری جلسه به‌صورت آنلاین

برای مراجعینی که امکان حضور فیزیکی ندارند، جلسه می‌تواند به‌صورت آنلاین برگزار شود. اطلاعات و سوابق مراجع در همان سیستم در دسترس است و فرآیند ثبت و پیگیری، تفاوتی با جلسات حضوری ندارد.

۰۲ ویزیت آنلاین

امکان برگزاری جلسات مشاوره و ویزیت به‌صورت آنلاین، بدون نیاز به حضور فیزیکی مراجع.

این قابلیت برای مراجعینی که امکان مراجعه حضوری ندارند یا ترجیح می‌دهند جلسات خود را به‌صورت آنلاین برگزار کنند، قابل پیاده‌سازی است.

۱۶:۰۰

ثبت سوابق و پیگیری پس از جلسه

سوابق ارتباط، درخواست‌های ثبت‌شده و پیگیری‌های باز در سیستم مدیریت مراجعین نگهداری می‌شوند. در مراجعات بعدی، این اطلاعات برای کارکنان مجموعه در دسترس خواهد بود.

۰۶ CRM و مدیریت مراجعین

اطلاعات و ارتباطات مراجعین را به‌صورت منظم مدیریت کنید.

CRM می‌تواند برای مدیریت اطلاعات، پیگیری درخواست‌ها، مدیریت ارتباطات و ایجاد نظم بیشتر در فرآیندهای کاری مجموعه مورد استفاده قرار گیرد.

همچنین امکان اتصال CRM به سایر بخش‌های مجموعه، مانند سیستم نوبت‌دهی و VoIP، وجود دارد.

۲۱:۰۰

خدماتی که خارج از ساعات کاری نیز فعال هستند

۰۸

امنیت اطلاعات

اطلاعات مراجعین از مهم‌ترین دارایی‌های یک مجموعه سلامت روان است.

رازبان می‌تواند زیرساخت و سرویس‌های مورد استفاده مجموعه را بررسی کرده و راهکارهای امنیتی متناسب با نیاز آن، از جمله امنیت شبکه، سیستم‌ها و سرویس‌های آنلاین را طراحی و اجرا کند.

۰۹

دوربین مداربسته

طراحی و اجرای سیستم نظارت تصویری متناسب با فضای مطب یا مرکز، با درنظر گرفتن ساختار محیط و نیازهای امنیتی مجموعه.

۱۰

شبکه و زیرساخت

طراحی، اجرا و بهینه‌سازی شبکه و زیرساخت موردنیاز برای سرویس‌هایی مانند CRM، VoIP، نوبت‌دهی، ویزیت آنلاین، سیستم‌های داخلی و سایر سرویس‌های مجموعه.

زیرساخت مناسب باعث می‌شود سرویس‌های مختلف مجموعه پایدار، قابل مدیریت و آماده توسعه باشند.

INTEGRATION

همه‌چیز به هم متصل است

مراحلی که در بالا توضیح داده شد، می‌توانند در قالب یک فرآیند واحد به یکدیگر متصل شوند:

  1. ۱ تماس مراجع
  2. ۲ Agent هوشمند پاسخ می‌دهد
  3. ۳ زمان‌های آزاد بررسی می‌شوند
  4. ۴ نوبت ثبت می‌شود
  5. ۵ اطلاعات در سیستم مدیریت مراجعین ثبت می‌شود
  6. ۶ مراجع می‌تواند جلسه حضوری یا آنلاین داشته باشد

به این ترتیب، سرویس‌های مختلف به‌جای اینکه به‌صورت جداگانه کار کنند، می‌توانند در یک فرآیند یکپارچه در کنار یکدیگر قرار بگیرند.

مناسب برای

پکیج متناسب با نیاز شما

همه مجموعه‌ها به یک سطح از امکانات نیاز ندارند. رازبان می‌تواند بر اساس تعداد متخصصان، حجم تماس‌ها، تعداد مراجعین، ساختار مجموعه و نیازهای ارتباطی و امنیتی، ترکیب مناسب خدمات را برای شما طراحی و اجرا کند.

یک قرارداد، به‌جای چند پیمانکار

در بسیاری از مجموعه‌ها، طراحی سایت، سیستم تلفنی، دوربین مداربسته و شبکه هرکدام توسط یک پیمانکار جداگانه اجرا شده است. تا زمانی که همه سرویس‌ها بدون اشکال کار کنند، این موضوع محسوس نیست.

اما در صورت بروز اشکال، به‌ویژه در بخش‌هایی که به یکدیگر متصل هستند، تعیین مسئولیت دشوار می‌شود و هماهنگی میان پیمانکاران مختلف بر عهده خود مجموعه قرار می‌گیرد.

رازبان این خدمات را در قالب یک قرارداد واحد ارائه می‌کند؛ با تیمی که ۱۴ سال سابقه اجرایی در حوزه زیرساخت و امنیت دارد و مسئولیت مجموعه سرویس‌ها را بر عهده می‌گیرد.

مطب خود را هوشمندتر مدیریت کنید

با یک راهکار یکپارچه، مدیریت نوبت‌ها، ارتباط با مراجعین، تماس‌های تلفنی و سرویس‌های آنلاین را ساده‌تر و منظم‌تر کنید. برای بررسی نیازهای مجموعه و دریافت پیشنهاد متناسب با شرایط خود، با کارشناسان رازبان در ارتباط باشید.

درخواست مشاوره سایر راهکارها

سایر پکیج‌های پزشکان و مراکز درمانی

پکیج دندان‌پزشکان راهکار یکپارچه برای مدیریت و توسعه مطب دندان‌پزشکی پکیج دامپزشکان راهکار یکپارچه برای مدیریت کلینیک و ارتباط با صاحبان حیوانات پکیج پزشکان متخصص راهکار یکپارچه برای مدیریت مطب و ارتباط با مراجعین